مهام وواجبات الشعب

المهام والواجبات الخاصة بديوان دائرة الشراء / الجامعة الهاشمية
• فتح الملفات الخاصة بالعمل وتصنيفها، وترميزها وفق القواعد المستخدمة في الجامعة.
• عرض البريد اليومي على المدير؛ لاتخاذ الإجراءات المناسبة، بعد فرزه وتوزيعه حسب الاختصاص.
• الإشراف على أعمال الديوان بشكل عام، وتوزيع العمل على موظفي الديوان، ومتابعة إنجازه.
• متابعة وتنفيذ إستلام وتسليم البريد مع مختلف الجهات في الجامعة، ومعالجة البريد بنوعيه الوارد والصادر.
• إعداد المراسلات والردود الرسمية ومتابعتها.
• العمل على تطبيق الأنظمة والتعليمات النافذة.
• الإشراف والتدقيق على سجل الدوام وعرضه عى المدير يوميًا.
• ترصيد وتدقيق المغادرات، والإجازات الخاصة بموظفي الدائرة يوميًا.
• استقبال المراجعين، والرد على استفساراتهم.
• طلب حاجة الدائرة من القرطاسية، ومراقبة صرفها، والتأكد من استخدامها بشكل أمثل.
• متابعة أعمال الصيانة، والنظافة المختلفة في الدائرة.
• متابعة الحصول على الردود الرسمية من الجهات ذات العلاقة.
• إعداد الكتب والمعاملات الرسمية، وتدقيقها قبل اعتمادها للتوقيع.
• إنشاء الملفات الوظيفية، والشخصية لجميع العاملين في الدائرة، والاحتفاظ بجميع الوثائق والمعاملات الشخصية فيها.
• القيام بأعمال الحفظ للمعاملات، والإشراف عليها ضمن نظام الأرشفة الخاص بالديوان.
• أيّة مهام أخرى تطلب في حينه.

المهام والواجبات الخاصة بسكرتاريا دائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
• تنسيق عمل مدير دائرة الشراء وتنظيمه، واستقبال المكالمات الهاتفية، وتأمين اتصالاته، وتدوين الملاحظات، وعرضها عليه.
• القيام بجميع أعمال الطباعة المطلوبة، بما فيها جدول أعمال لجان الشراء، ودعوة اجتماع اللّجان، ومحضر الجلسة.
• حفظ ما يلي في ملفات أعضاء اللّجنة:
- وثائق المواضيع المدرجة على جدول الأعمال.
- جدول الأعمال.
- محضر الجلسة.
• توقيع محضر الجلسة من أعضاء لجان الشراء.
• حفظ المحضر بعد توقيعه في ملف المحاضر السنوية.
• تنفيذ طباعة القرارات التي ترد في المحضر.
• دعوة أعضاء اللّجنة للاجتماع.
• تنظيم مكتب المدير، والمحافظة على موجوداته، والإشراف التّام على قاعة الاجتماعات، وتحضيرها عند الاجتماع.
• أيّ مهام أخرى تطلب في حينه.

المهام والواجبات الخاصة بمساعد مدير دائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية 
• ما يكلّف به من قبل المدير.
المهام والواجبات الخاصة بشعبة الإحالات بدائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
• التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وعلى صيغة الإعلان، وذلك بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة والعقود.
• تنفيذ وضع المواصفات للعطاءات المختلفة وملحقاتها على موقع الجامعة الإلكتروني، بالتنسيق مع مركز تكنولوجيا المعلومات.
• متابعة الإعلانات الخاصة بعطاءات دائرة الشراء.
• متابعة اللّجان الفنية، والتنسيق معهم لإعداد تقارير الدراسات الفنية، والتنسيق مع مراقب ديوان المحاسبة لهذا الغرض.
• الإطلاع على الدراسات الفنية قبل عرضها على لجان الشراء؛  للتأكد من مراعاتها للشروط المطلوبة، والتنسيب بعرضها إذا كانت مستوفية للشروط.
• إعداد قرارات الإحالة للعطاءات المختلفة، وفقًا لتقارير اللّجان الفنية، وعرض المتعهدين.
• اعداد كتب التبليغ للشركات التي عليها إحالات.
• إعداد الملفات وكتب التغطية، ومرفقاتها للعطاءات التي تتطلب المصادقة بحسب الجهة المرجعية للمصادقة، بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة والعقود .
• الإشراف على إستلام وتسليم العينات المختلفة للعطاءات المختلفة، وضبط تسلمها.
• الاحتفاظ بسجل خاص بالعطاءات، يتضمن رقم العطاء، ورقم قرار الإحالة، واسم العطاء، وقيمته، والجهة الطالبة.
• متابعة العطاءات الممولة من قروض البنك الدولي، والأجندة الوطنية، ومشاريع التحول الاقتصادي.
• تدقيق بيانات البريد الإلكتروني الخاص بدائرة الشراء  حسب الأصول، وتحديثها أولًا بأول.
• أيّة مهام أخرى تطلب في حينه.

المهام والواجبات الخاصة بشعبة التدقيق والمتابعة والعقود بدائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
• التدقيق على العطاءات السابقة التي لم تغلق ملفاتها ومتابعتها.
• التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وصيغة الإعلان، بالتنسيق مع شعبة الإحالات.
• التدقيق على محاضر الجلسات وتنفيذها.
• التدقيق على الاتفاقيات والعقود التي تتمّ من خلال دائرة الشراء ومتابعتها، وتبليغ مدير الدائرة بمواعيد انتهائها ضمن المدة المحددة وخطيًا.
• الإطلاع على كفالات الدخول وتدقيقها.
• التدقيق على الإعلانات المتعلقة بالعطاءات.
• التدقيق على رخص المهن، وشهادات تسجيل الشركات التي تشتري دعوات العطاءات.
• التدقيق على نماذج فتح العروض.
• التدقيق على قرارات الإحالة.
• متابعة شعبة الكفالات بخصوص تبليغ الشركات بالإحالة، وتوقيعها على قرار الإحالة، والاتفاقيات المتعلقة بالعطاءات المحالة.
• متابعة شعبة الإحالات بخصوص القرارات التي تحتاج للمصادقة حسب الصلاحيات .
• إعداد التقارير التي تطلب من الدائرة.
• أيّة مهام أخرى تطلب في حينه.
المهام والواجبات الخاصة بشعبة الكفالات بدائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
• اتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة ببيع نسخ دعوة العطاءات، وملحقاتها من شروط ومواصفات خاصة.
• التأكد من استكمال كافة الشروط الخاصة ببيع النسخ، واستيفاء الرسوم المترتبة عليها .
• إعداد سجل خاص بأسماء المتعهدين، وكافة المعلومات الخاصة بكلّ عطاء، والتأكد من إيصالات المقبوضات (القيمة، ورقم العطاء).
• التأكد من تسليم المتعهد وثائق العطاء: (الشروط العامة ، والمواصفات الفنية، والشروط الخاصة) .
• إعداد كشف باستلام مظاريف عروض دعوة العطاء، ومطابقته مع العروض المقدمة في الصندوق.
• التأكد من إيداع المتعهدين لعروضهم في الصندوق المخصص لذلك.
• إعداد كشف فتح مظاريف العروض لكلّ عطاء، وعدم خلط العروض للعطاءات المختلفة.
• فتح المظاريف خلال اجتماع لجنة الشراء المعنية، وتوقيع العروض من أعضاء اللّجنة، وختمها بخاتم اللّجنة.
• تسليم المتعهد نسخة من كتاب التبليغ، وقرارالإحالة مقابل التوقيع على الاستلام.
• التأكد من استلام كفالة حسن التنفيذ من قبل المتعهد، وتسليمه كفالة الدخول مقابل التوقيع على الاستلام .
• استقبال المتعهدين المبلغين بالإحالة مقابل التوقيع، والتأكد من كافة الإجراءات المتعلقة بذلك.
• إعداد كافة الإجراءات المتعلقة بإرسال القرارات الموقعة، وكتب التبليغ والكفالات بموجب النماذج المعدة لذلك.
• متابعة الشركات التي لم تتبلغ، وذلك خلال خمسة عشر يومًا، وإبلاغ المدير عنها خطيًا بعد مضي الفترة القانونية.
• تسجيل الضمانات المالية (كفالات، وشيكات) في الكشف المخصص لذلك؛ لإدراجها في السجل الخاص بالضمانات المالية.
• حفظ عروض العطاءات المختلفة الأصلية في الأماكن المخصصة لذلك (Box-File).
• أيّة مهام أخرى تطلب في حينه.

المهام والواجبات الخاصة بشعبة المشتريات بدائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
• توفيرالاحتياجات المختلفة (لوازم أو خدمات) للجهات الطالبة في الجامعة، من خلال الاستدراج، وبما ينسجم مع نظام المشتريات النافذ في الجامعة .
• الاتصال مع مصادر التوريد؛ لتأمين اللوازم أو الخدمات بأفضل نوعية، وجودة عالية، وفي الوقت المناسب، والكمية المحددة وبالسعر المنافس، وبما ينسجم مع نظام المشتريات النافذ في الجامعة .
• الحصول على عروض أسعار طبقًا للمواصفات، والكميات المطلوبة، وضمن المخصصات المالية المرصودة في الموازنة، وتنفيذ العملية الشرائية بطريقة فعّالة من حيث السعر والجودة، ومواعيد التوريد، وشروط الدفع والخدمة، والمحافظة على سريتها، وتحقيق الشفافية والعدالة في المعاملات.
• عمل المخاطبات اللازمة لاستكمال عملية الشراء بعد استكمال كافة المتطلبات، من مواصفات فنية، ومخصصات مالية.
• التأكد من مطابقة الفواتير المقدمة من حيث اسم المورد و الأسعار والكميات والمواصفات.
• تحديث قاعدة بيانات الموردين بالبحث عن مصادر توريد جديدة، بهدف إعطاء القوة في المفاوضة للحصول على أقل الأسعار، وللحصول على مصادر متنوعة للتوريد .
• توحيد شراء اللوازم المتشابهه ما أمكن ذلك.
• الاحتفاظ بنسخة من السجلات والوثائق التي تتمّ بها عملية الشراء.
• متابعة الحصول على كلّ جديد من مواصفات اللوازم.
• أيّة مهام أخرى تطلب في حينه.